Standardisierte Prozesse mit Cloud-ERP sparen Kosten im Travel Management

Autor: Carl-Philipp Müller | Veröffentlicht: 26.06.2019

Viele Unternehmen nutzen für ihre Unternehmensprozesse eine Software wie beispielsweise ein Enterprise-Resource-Planning-System. Trotzdem werden bis heute noch drei Viertel aller Reisekostenabrechnungen manuell oder teilautomatisiert erledigt. Kaum ein Finanzvorstand berechnet die internen Prozesskosten, um die Total Cost of Ownership (TCO) zu ermitteln.

Seit Jahren steigen die Reisekostenausgaben. 187,5 Millionen Geschäftsreisen verursachten laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2018 Kosten von rund 52,5 Milliarden Euro. Das waren rund 157 Euro pro Reisenden und Tag. Die TCO aber spielen anders als beim Fuhrparkmanagement nur selten eine Rolle. Und genau darauf sollten Finanzvorstände und Leiter Rechnungswesen ihr Augenmerk legen. Denn hier schlummern verborgene Renditeschätze.

Bis zu 30 Prozent interne Prozesskosten
Das Hotelbuchungssystem HRS hatte 2015 in einer weltweiten Umfrage mit 500 Travel Managern rund 20 Minuten Arbeitszeit ermittelt, die pro Reisekostenabrechnung (RKA) intern aufzuwenden sind. Wenn alles gut geht, liegen die Kosten für die Belegerfassung und -prüfung, die Eingabe in ein Buchhaltungssystem sowie die Auszahlung bei 53 Euro. Fehlen aber Belege und besteht ein zusätzlicher Klärungsbedarf, dauert das im Schnitt 18 Minuten länger und kostet somit weitere 47 Euro. Die TCO des Reisekostenmanagements liegen nach Expertenschätzung folglich bei der Summe der Bruttoreisekosten plus 30 Prozent zusätzliche Kosten für interne Prozesse.

Die Ursache: Unternehmen setzen getrennte Systeme für Reiseplanung und buchung, Buchhaltung und ERP ein. Papiergebundene Belege, fehlende, missverständliche oder falsche Angaben, Übertragungsfehler und Verwechslungen bei der Belegzuordnung schaffen zusätzlich eine arbeitsintensive Komplexität. Die Medienbrüche durch manuelle Bearbeitung zwischen Reiseplanung und finaler Abrechnung lassen sich durch digitale Prozesse nachhaltig senken. Wie BizTravel.de ermittelte, nutzen aber nur 17 Prozent der Unternehmen bisher eine vollintegrierte Softwarelösung, die als End-to-End-Lösung von der Reisebuchung bis zur Fakturierung einen nahtlos digitalen Prozess abbildet.

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Medienbrüche verhindern mit SAP S/4HANA und SAP Concur
Durch den Einsatz von SAP Concur Expense in einer SAP S/4HANA-Umgebung lassen sich die internen Prozesskosten bei der Reisekostenabrechnung um bis zu 60 Prozent senken. Dabei liegt die Herausforderung weniger darin, ein weiteres System zu beschaffen, als in der Vernetzung vielfach bestehender Datenquellen und Systeme im Unternehmen. Für die Buchhaltung verzichtet heutzutage kein Unternehmen mehr auf Software; viele setzen auf Cloud-Lösungen. Längst ist unstrittig, dass die Einführung nahtlos digitaler Prozesse dazu führt, überkommene Workflows zu überdenken, sie sicherer, effizienter und leichter handhabbar zu machen sowie Fehlerquoten zu reduzieren. Nur beim Travel Management hängen über 80 Prozent der deutschen Unternehmen den technischen Möglichkeiten hinterher, sodass ein Großteil der Mitarbeiter Belege weiterhin händisch bearbeiten muss. Die Unternehmen nutzen damit einen fehleranfälligen Prozess, geben Zahlenkolonnen in ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme ein und vergeuden damit Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter. Solche Medienbrüche sind durch eine Integration von SAP Concur in S/4HANA überwindbar und mit überschaubarem Aufwand zu beseitigen.

Mobile Belegerfassung in der Cloud
Von der mobilen Belegerfassung profitiert die Buchhaltung – vor allem aber auch die Geschäftsreisenden selbst. Dies beginnt schon bei den Genehmigungsprozessen durch Vorgesetzte. Der Reisende sendet einen Reiseantrag nicht per Papier, sondern über Concur Travel und Concur Request. Nach Freigabe durch den Vorgesetzten wird der Mitarbeiter im Travel Portal freigeschaltet und kann über die im System zugelassenen Partner Flüge, Züge und Hotels buchen. Alle Prozessschritte laufen in einem digitalen Reiseordner zusammen. Vorteil ist hier auch, dass der Reisende alle Unterlagen wie Tickets und Bordkarten sowie Buchungsbestätigungen auf sein Smartphone laden kann, um sie unterwegs griffbereit zu haben. Kommen auf der Reise Papierbelege hinzu wie beispielsweise Bewirtungsbelege, scannt der Mitarbeiter diese mit seinem Smartphone und legt sie in seinem Reiseordner ab. Concur Expense ist dafür mit einer OCR-Lösung für die Texterfassung ausgestattet. Das System wertet die kostenrelevanten Angaben aus und ordnet sie den Reisekostenarten zu. Noch einfacher geht es beispielsweise mit der Taxiabrechnung, wenn ein Fahrzeug über die App von mytaxi geordert wird. Durch eine Kooperation zwischen dem App-Anbieter und Concur können Reisende ihr Taxi direkt über die App buchen und automatisch über SAP Concur abrechnen. Dafür müssen sie lediglich ihre Firmenkreditkarte im Account von Concur und mytaxi hinterlegen. Die Abrechnungsdetails fließen automatisch in das Concur-System ein.

Digitale Reiseakte spart Zeit und Nachfragen
Schon während der Reise kann der Nutzer beispielsweise Namen auf Bewirtungsbelegen eintragen oder Gründe für Buchungen notieren, wenn eine Reisekostenrichtlinie formal nicht eingehalten werden kann. Sind alle notwendigen Informationen eingetragen, kann der Reisende seinen Antrag auf Erstattung nahtlos digital an die Buchhaltung einreichen. Statt vieler einzelner Vorgänge, die früher mit Papier erledigt wurden, übernimmt Concur die Arbeit der Mitarbeiter.

Wenn alles korrekt läuft, hat die Buchhaltung einen deutlich reduzierten Aufwand mit der finalen Bearbeitung. Sollten Rückfragen notwendig sein, müssen die Sachbearbeiter keine Papierbelege mehr zu dem Reisenden bringen. Durch die Integration des Travel Management von Concur in S/4HANA entfallen auch zeitliche Verzögerungen. Denn gerade für Mitarbeiter, die selten im Büro sind, ist deren Anbindung über das Smartphone und die Concur Cloud auch eine Verpflichtung zur schnellen Antwort. Alle in der Travel Plattform hinterlegen Workflows und Prüfroutinen stellen sicher, dass die Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse zeitnah und durch die berechtigten Personen korrekt erfolgen. Nach unternehmensspezifischen Prüfungen und Freigaben der relevanten Daten übergibt Concur alles an das ERP-System, wie beispielsweise SAP S/4HANA. Die Fakturierung und Überweisung dauern nicht mehr Wochen, sondern nur wenige Tage.

Compliance und Beachtung der Reisekostenrichtlinien steigen
Fazit: Der Aufwand für das Reisekosten-Controlling ist enorm, wenn es lediglich in teilautomatisierten oder manuellen Workflows organisiert ist. Mit Concur Travel lassen sich diese Prozesse nahtlos digital gestalten. Compliance- sowie Reisekostenrichtlinien sind effektiver durchsetzbar, wenn sie bei jedem Buchungsvorgang an exakt der notwendigen Stellen eingeblendet werden und eine Missachtung fast unmöglich wird. Denn in einem integrierten System werden mit beschränkenden Filtern bereits bei der Buchung unzulässige Optionen verhindert. Immerhin zwei Drittel der deutschen Geschäftsreisenden missachten bisweilen die Reiserichtlinien, wie Businesstraveller.de 2018 herausfand. Dabei kam auch heraus, dass 64 Prozent ihre Spesenabrechnung als zu zeitaufwendig empfinden und 50 Prozent als zu kompliziert. Mit Concur Travel ändert sich das nachhaltig. Und schon nach kurzer Zeit zeigen sich die Effekte im Reisekosten-Reporting bei den TCO.

Weiterführende und vertiefende Informationen im Allgeier-Ratgeber: Reisekostenmanagement aus der Cloud: Schluss mit Kostentreibern und Zeitfressern

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