Kosten senken im Travel Management mit Cloud-ERP

Autor: Carl-Philipp Müller | Veröffentlicht: 03.07.2019

Seit Jahren steigen die Reisekostenausgaben in deutschen Unternehmen. 187,5 Millionen Geschäftsreisen verursachten laut VDR-Geschäftsreiseanalyse 2018 Kosten von rund 52,5 Milliarden Euro. Das waren rund 157 Euro pro Reisenden und Tag. Die Gesamtkosten aber, also die Total Costs of Ownership (TCO), spielen anders als beim Fuhrparkmanagement nur selten eine Rolle. Und genau darauf sollten Finanzvorstände und Leiter Rechnungswesen ihr Augenmerk legen. Denn hier schlummern verborgene Renditeschätze.

Interne Prozesse verursachen bis zu 30 Prozent Zusatzkosten

Die TCO des Reisekostenmanagements liegen nach Expertenschätzung bei der Summe der Bruttoreisekosten plus 30 Prozent zusätzliche Kosten für interne Prozesse. Die Ursache: Unternehmen setzen getrennte Systeme für Reiseplanung und buchung, Buchhaltung und ERP ein. Papiergebundene Belege, fehlende, missverständliche oder falsche Angaben, Übertragungsfehler und Verwechslungen bei der Belegzuordnung schaffen zusätzlich eine arbeitsintensive Komplexität. Die Medienbrüche durch manuelle Bearbeitung zwischen Reiseplanung und finaler Abrechnung lassen sich durch digitale Prozesse nachhaltig senken – beispielsweise durch den Einsatz von SAP Concur in einer SAP S/4HANA-Umgebung. So lassen sich die internen Prozesskosten bei der Reisekostenabrechnung um bis zu 60 Prozent senken. Dabei liegt die Herausforderung weniger darin, ein weiteres System zu beschaffen, als in der Vernetzung vielfach bestehender Datenquellen und Systeme im Unternehmen. Für die Buchhaltung verzichtet heutzutage kein Unternehmen mehr auf Software; viele setzen auf Cloud-Lösungen. Längst ist unstrittig, dass die Einführung nahtlos digitaler Prozesse dazu führt, überkommene Workflows zu überdenken, sie sicherer, effizienter und leichter handhabbar zu machen sowie Fehlerquoten zu reduzieren. Nur beim Travel Management hängen über 80 Prozent der deutschen Unternehmen den technischen Möglichkeiten hinterher, sodass ein Großteil der Mitarbeiter Belege weiterhin händisch bearbeiten muss. Die Unternehmen nutzen damit einen fehleranfälligen Prozess, geben Zahlenkolonnen in ihre ERP- oder Buchhaltungssysteme ein und vergeuden damit Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter. Solche Medienbrüche sind mit einer Travel Management-Lösung, die in SAP integriert ist, überwindbar und mit überschaubarem Aufwand zu beseitigen.

SAP Concur Reisekosten Prozess verbessern

Mobile Belegerfassung in der Cloud

Von der mobilen Belegerfassung profitiert die Buchhaltung – vor allem aber auch die Geschäftsreisenden selbst. Dies beginnt schon bei den Genehmigungsprozessen durch Vorgesetzte. Der Reisende sendet einen Reiseantrag nicht per Papier, sondern über Concur. Schon während der Reise kann der Nutzer beispielsweise Namen auf Bewirtungsbelegen eintragen oder Gründe für Buchungen notieren, wenn eine Reisekostenrichtlinie formal nicht eingehalten werden kann. Wenn alles korrekt läuft, hat die Buchhaltung einen deutlich reduzierten Aufwand mit der finalen Bearbeitung. Sollten Rückfragen notwendig sein, umgehen sowohl der Reisende als auch die Buchhaltung lange und meist analoge Wege, indem alles digital stattfindet. Alle in der Travel Plattform hinterlegen Workflows und Prüfroutinen stellen sicher, dass die Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse zeitnah und durch die berechtigten Personen korrekt erfolgen.

Beachtung der Reisekostenrichtlinien steigt

Fazit: Mit Concur lassen sich diese Prozesse nahtlos digital gestalten. Reisekostenrichtlinien sind effektiver durchsetzbar, wenn sie bei jedem Buchungsvorgang an exakt der notwendigen Stelle eingeblendet werden und eine Missachtung fast unmöglich wird. Und schon nach kurzer Zeit zeigen sich die Effekte im Reisekosten-Reporting bei den TCO.

Weiterführende und vertiefende Informationen finden Sie in unserem Fachartikel.

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Martin Deutsch Allgeier ES

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