Wie können Unternehmen die Homeoffice-Phase nutzen?

Autor: Johannes Zehnle

Chancen für die SAP S/4HANA Transformation

In Zeiten der weltweiten Corona-Krise sind großangelegte Präsenzworkshops auf unbestimmte Zeit nicht mehr möglich. Auch Vor-Ort Einsätze von IT-Consultants sind auf das Notwendigste reduziert. und alle Geschäftsreisen und persönliche Meetings werden vermieden. Die Folge ist, dass die Menschen, deren Berufsumfeld es erlaubt, ihren Arbeitsplatz ganz oder überwiegend in das Homeoffice verlegen. Das gilt gleichermaßen für fast alle Branchen, insbesondere für den IT-Service, deren Mitarbeiter nahezu ausschließlich im Homeoffice arbeiten, sowie für die IT-Abteilungen der einzelnen Unternehmen.

Keiner weiß, wie lange diese Phase noch andauern wird. Von wenigen Wochen bis mehrere Monate ist alles denkbar.  Die Situation zwingt die gesamte Geschäftswelt zum Umdenken. Für manche ist beispielsweise das Arbeiten aus dem Homeoffice längst selbstverständlich. Viele jedoch betreten hier Neuland. So gilt es zuerst einmal, die erforderlichen technischen Voraussetzungen zu schaffen und sich mit bislang selten genutzten Web-Meeting-Systemen und Collaboration Tools vertraut zu machen.

Auch wenn im Moment der gesellschaftliche sowie wirtschaftliche Fokus auf den systemrelevanten, insbesondere den medizinischen und humanitären, Geschäftsbereichen liegt, so versuchen Unternehmen in allen Branchen, soweit möglich, den Normalbetrieb aufrechtzuerhalten. Nicht zuletzt, um schwerwiegende wirtschaftliche Folgen für das Unternehmen und damit die Mitarbeiter zu vermeiden. Einhelliges Ziel ist, den Schaden zu reduzieren und die Rahmenbedingungen so gut es geht zu nutzen, um für die Zeit nach der Krise gewappnet zu sein.  

Was bedeutet die Corona-Krise für IT-Projekte?

Bei einer Umfrage des IT-Onlinemagazins Ende März 2020 schätzten 30% der Unternehmen, dass Corona ihre SAP-Projekte gar nicht oder nur leicht beeinflusst. 42% schätzen eine starke oder sehr starke Beeinflussung und 27% können die Auswirkungen derzeit noch nicht einschätzen. Entscheidend wird sein, wie sehr die Beeinflussung der Corona-Krise sein wird und wie damit umgegangen wird. Tatsächlich können sehr viele Aufgabenpakete oder sogar ganze Projekte remote durchgeführt werden. Besonders eignen sich hier die Durchführung von Testconversions, die Geschäftspartnerumstellung und Systembereinigungen sowie das virtuelle SAP Adoption Starter Programm und die Anforderung der diversen SAP-Reports wie dem Readiness Check, dem Business Scenario Recommendations Report und dem Transformation Navigator.

Remote oder Präsenz bei SAP S/4HANA Projekten

Was eignet sich bei den Aufgabenpaketen und Projekten zur SAP S/4HANA Transformation eher: Remote oder Präsenz?

Die Teilnahme an vorbereitenden Programmen der SAP wie beispielsweise dem SAP Adoption Starter Programm, 10steps2S/4 oder 5steps2FIORI kann problemlos aus dem Homeoffice absolviert werden und sind Corona-unabhängig virtuell aufgesetzt. Eher technische Tasks wie zum Beispiel das Herauslösen von Systemeinheiten (Carve-Out) sowie die Durchführung von Testconversions bzw. Testmigrationen können remote erfolgen und benötigen nicht zwingend Präsenzworkshops mit gefüllten Konferenzräumen. Das inkludiert auch jede Art von System-, Funktions- und Prozesstests. Sämtliche Maßnahmen im Sinne der Systembereinigung, die für eine SAP S/4HANA Transformation zwingend erforderlich sind – zum Beispiel Datenhistorisierung und Geschäftspartnerumstellung –  können unabhängig von der Corona-Krise angegangen werden. Das gilt für den alten Datenbestand und insbesondere für die Eigenentwicklungen, die sich im Laufe der Jahre angesammelt haben. In den meisten Fällen ist es zudem ratsam, den Dschungel aus inaktivem Customizing zu bearbeiten. Je konsistenter und schlanker ein ECC-System nach solchen Aktionen aufgestellt ist, desto effizienter laufen Systemconversion (Brownfield) bzw. Migrationen (Greenfield) im Anschluss durch.

Grundsätzlich können nahezu alle Projektphasen sowie vorbereitende Vorprojekte remote durchgeführt werden. Lediglich bei Projektvorhaben mit sehr komplexen technischen und betriebswirtschaftlichen Sachverhalten kann es notwendig sein, dass die entsprechenden Experten sich direkt austauschen. Das gilt auch für große Veränderungen für Prozesse und Organisation, die oftmals doch sehr emotional diskutiert werden.

Für viele geplante Projekte, für die ein großer Präsenzanteil vorgesehen war, kann geprüft werden, ob eventuell das komplexe Gesamtprojekt entzerrt werden kann. Eine Aufteilung in verschiedene, weniger komplexe Einzelprojekte ist sinnvoll, wenn sie dafür effizient remote gestartet und umgesetzt werden können.

Wann, wenn nicht jetzt, ist der richtige Zeitpunkt, um die Grenzen für Remoteprojekte auszuloten. Dadurch könnten auch lange nach der Corona-Krise positive Effekte durch Reduzierung von Reisezeiten und -kosten erzielt werden. So kann vielleicht die erzwungene Veränderung der Arbeitsweise hin zu vermehrt digitaler Kooperation als weiterer Baustein der Digitalen Transformation eines Unternehmens zukunftsorientiert genutzt werden.

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Julia Rettig Allgeier ES

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