WORKFLOWS IN SAP CLOUD FOR CUSTOMER (C4C)

Autor: Kai Müller | Veröffentlicht: 14.09.2018

Workflows in SAP Hybris Cloud for Customer (C4C) dienen nicht nur dazu kundenspezifische Prozesse abzubilden und Pflichtvorgaben einzuhalten, sondern vereinfachen und beschleunigen auch die Erledigung von Aufgaben.

Der heutige Blogeintrag bezieht sich auf Workflows in SAP Hybris Cloud for Customer (C4C). Workflows dienen nicht nur dazu kundenspezifische Prozesse abzubilden und Pflichtvorgaben einzuhalten, sondern vereinfachen und beschleunigen auch die Erledigung von Aufgaben.

Hauptkomponenten von Workflows

Es gibt vier Hauptkomponenten mit denen Workflows gesteuert werden können. Zunächst wird das Geschäftsobjekt festgelegt für welches der Workflow gelten soll, siehe Abbildung 01. Danach werden die Kriterien definiert:

  • nach Zeiteinteilung, also wann die Regel ausgelöst werden soll

  • über Bedingungen, also auslösende Kriterien wie Wertänderungen oder Einträge

  • Aufgaben, die die Workflowregel anstößt

Wird das entsprechende auslösende Kriterium erfüllt werden Regeln, Benachrichtigungen, Aufgaben, etc. angestoßen, siehe Abbildung 02.

Abbildung 01

Abbildung 02

Genehmigungen

Für einen Geschäftsvorfall kann ein aktiver Genehmigungsprozess vorhanden sein. Innerhalb eines Genehmigungsprozesses können mehrere Genehmigungssschritte mit verschiedenen Genehmigenden und Bedingungen definiert werden. Bei mehreren Genehmigungsschritten überprüft das System nach und nach bei jedem Schritt die definierten Bedingungen. Wenn die Genehmigung für einen Schritt nicht erteilt wird, geht das System nicht zum nächsten Genehmigungsschritt über. Im Benachrichtigungsbereich des Systems werden für die beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte die Genehmigungsbenachrichtigungen, wie Anforderung und Bestätigung, angezeigt. Wenn der Genehmigende einen Vorfall findet, mit dem er nicht zufrieden ist, kann er einen Kommentar hinzufügen und zur Überarbeitung an den Mitarbeiter zurücksenden. Der Mitarbeiter überprüft dann die Transaktion und legt sie erneut zur Genehmigung vor. Sobald der Geschäftsvorfall korrekt ist, kann er weiterverarbeitet werden. Der Genehmigungsprozess kann durch E-Mail-Benachrichtigungen erweitert werden, die direkt an die entsprechenden Mitarbeiter gesendet werden.

Tickets und Verträge

Die Standardlösung stellt derzeit keine Genehmigungs- oder Überarbeitungsbenachrichtigungen für Tickets (siehe Abbildung 03) und Verträge bereit. Das Ticket kann nach der Erstellung nicht zur Genehmigung eingereicht werden. Daher empfehlen wir, die Genehmigungseinstellungen mit Workflow-Regeln zu kombinieren. Workflow-Regeln können auf Feldänderungen mit Aktionen reagieren, bei denen sie beispielsweise das Ticket wieder auf den Status „In Genehmigung“ setzen und den gesamten Vorgang erneut starten können. Solange das Ticket In Genehmigung ist, kann das Ticket nicht mehr geändert werden. Die einzigen aktivierten Felder und Aktionen sind Interne Notizen und Folgeaktionen. Auch die Aktionen „Nach CRM kopieren“ und „An ERP freigeben“ sind deaktiviert, wenn der Genehmigungsstatus Nicht gestartet, In Genehmigung, Abgelehnt, In Überarbeitung oder Zurückgezogen ist.

Abbildung 03

Benachrichtigungen mit Hilfe der Aufgabensteuerung

Mithilfe der Aufgabensteuerung können Aufgaben auf Mitarbeiter und Benutzer auf Organisationsebene verteilt werden, siehe Abbildung 04. Der Vorgang umfasst das Senden von Benachrichtigungen bezüglich vorhergehender Prozessschritte oder spezieller Meilensteine, die im Geschäftsprozess erreicht wurden.

Fine-Tuning-Einstellungen: Während der Fine-Tuning-Phase der ersten Implementierung kann die Aufgabensteuerung in der Aktivitätenliste so konfiguriert werden, dass Benachrichtigungen zu bestimmten Meilensteinen gesendet werden. In der Standardlösung werden u.a. folgende Optionen bereitgestellt:

  • Kundenpflege

  • Mitarbeiter-Support

  • Vorfallmanagement

  • überfällige Aufgabenaktivität für Verantwortlichen

  • Absatzprognose

  • Änderung des Bearbeiters der Aufgabenaktivität

Abbildung 04

Fehlgeschlagene Workflows

Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflow-Regeln können an bestimmte Administratoren gesendet werden. Bisher wurden Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflow-Regeln an alle Benutzer gesendet. Hierzu klickt man in der Work-Center-Sicht Workflow-Regeln auf das Zahnradsymbol für Aktionen, und wählt dann Workflow-Einstellungen. Anschließend im Bild Workflow-Einstellungen auf den Hyperlink für Benachrichtigung bei fehlgeschlagenen Regeln klicken. Man gelangt zum Dialogbild „Empfänger der fehlgeschlagenen Benachrichtigung“. Hier kann man Administratoren hinzufügen, denen die Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Workflow-Regeln gesendet werden sollen. Mit Entfernen kann man Administratoren aus dieser Liste löschen.

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Martin Deutsch Allgeier ES

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