SAP CRM – Output Management System

Autor: Hendrik Depenbrock | Veröffentlicht: 10.05.2019

In unserem Blogbeitrag „Word Dokumentenvorlage im SAP CRM“ haben wir über die Möglichkeiten berichtet, wie SAP-Daten in Word Dokumentenvorlagen integriert und dargestellt werden können. Mit dem beschriebenen Konstrukt stellt die SAP ein probates Mittel für die formatierte Ausgabe von SAP-Daten ohne die Notwendigkeit der Anbindung an ein externes Output Management System zur Verfügung.

Vor allem für Dokumente, die nicht individuell für den Output zur externen Kommunikation aufbereitet werden müssen, kann dieses Anwendungsszenario als valide Alternative zur Anbindung an ein externes Output Management System angesehen werden. Neben der schnellen Umsetzungsmöglichkeit der Word Dokumentenvorlagen können sich jedoch im späteren Betrieb insbesondere die Aufwände zur Pflege und Individualisierung der Vorlagen als zeitintensiv herausstellen.

Weiterhin kann unter anderem die Einhaltung der Corporate Identity nicht ausreichend sichergestellt werden etc. Für die Kommunikation mit Externen überwiegen somit häufig die Vorteile der Anbindung des SAP CRM an ein unternehmensweit zentral aufgesetztes Output Management System.

Aktuelle Output Management Systeme haben das Ziel alle Unternehmenssysteme aus den verschiedenen Geschäftsbereichen, alle Inputformate sowie auch alle Ausgabekanäle zu erfassen. Aus diesem Grund werden sie daher auch als Corporate Output Management System bezeichnet. Die wesentlichen Ziele einer solchen Lösung können sowohl quantitativer als auch qualitativer Art sein.

Ein Beispiel für ein quantitatives Ziel ist die Einsparung von Portokosten durch das Aggregieren von Dokumenten je Kunde durch den Druckdienstleister. Die Gestaltung einer individuelleren Kundenansprache hingegen ist ein mögliches qualitatives Ziel.

Im Vergleich zum SAP CRM Word Dokumentenvorlagen Szenario können durch Anbindung an ein Output Management System unter anderem die folgenden Vorteile erreicht werden:

  • Sicherstellung der Einhaltung von Corporate Identity Vorgaben durch globale unternehmensübergreifende Steuerung
  • Etablierung einer kundenindividuelleren Ansprache (z.B. basierend auf SAP Stammdaten wie Branche) und somit Erhöhung der Kundenzufriedenheit
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können den gewünschten Output für Kunden schneller, einfacher und in besserer Qualität erstellen
  • Automatische Übergabe des Dokumentes an den entsprechenden Kanal
  • Automatische Archivierung des Dokumentes
  • Zeit- und Kostenersparnis für die Pflege von Dokumentenvorlagen durch eine zentrale Vorlagenverwaltung

Für ein gut funktionierendes Zusammenspiel von SAP CRM und dem Output Management System ist eine saubere Prozess-Integration unabdingbar. Die Kommunikation zwischen SAP CRM und dem Output Management System bedarf in der Regel dem Aufsetzen mehrerer Schnittstellen.

Zum Beispiel zum Anlegen von Dokumenten, zum Aktualisieren von Dokumenten mit neuen SAP Daten, zum Aufruf des Dokumentes im Output Management System, zum Löschen von Dokumenten im Output Management System und zum Empfangen von Versandinformationen wie z.B. Versandzeitpunkt und ausgewählte Dokumentenvorlage. Die Schnittstellen können z.B. als Web Services, aber in der Regel auch noch klassisch als RFC umgesetzt werden. Die Kommunikation kann direkt oder indirekt über eine Enterprise Application Integration (EAI) laufen. Eine verbreitete Zielarchitektur ist in der folgenden Abbildung skizziert:

Abbildung 01

Im SAP CRM werden die Daten für die zu erstellenden Output Dokumente in der Regel in einem Vorgang aggregiert, von dem aus auch die Kommunikation mit dem Output Management System gesteuert wird:

Abbildung 02

Möchten auch Sie ihr SAP CRM an ein Output Management System anbinden um somit von den diversen Vorteilen profitieren zu können? Dann kontaktieren Sie uns gerne! Von der fachlichen Konzeption bis hin zur technischen Umsetzung inkl. Schulung sind wir hierbei gerne ihr zuverlässiger und kompetenter Partner.

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