Prozessautomatisierung mit dem SAP-Workflow

Autor: Markus Althaus | Veröffentlicht: 28.06.2019

In vielen Projekten wird die Anforderung gestellt, dass der Verkaufsprozess in Teilen oder auch gesamt automatisiert werden soll. Ziel ist dann, dass kein Verkaufssachbearbeiter mehr manuell eingreifen muss. Die Automatisierung kann auf verschiedenen Wegen realisiert werden.  In diesem Beitrag möchten wir auf eine Möglichkeit hinweisen, die eher selten gewählt wird: Die Nutzung des SAP-Workflow als zentrales Element der Automatisierung.

In dem Kundenprojekt, das hier als Beispiel betrachtet werden soll, wurden die folgenden Schritte des Verkaufsprozesses automatisiert:

  • IDoc-Eingangsverarbeitung startet Workflow

  • 1. Schritt: Kundenprüfung (falls nicht vorhanden: anlegen)

  • 2. Schritt: Anlegen Kundenauftrag

  • 3. Schritt: Anlegen Auslieferung(en)

  • IDoc-Eingangsverarbeitung startet Schritt 4

  • 4. Schritt: Update auf Auslieferung nach Rückmeldung aus dem Lager

  • 5. Schritt: Buchen Warenausgang

  • 6. Schritt: Workflow beendet

Was muss man dafür tun, um den Workflow nutzen zu können?

Da man an dieser Stelle auf keinen Standard-Workflow zurückgreifen kann, muss zunächst ein kundeneigener Workflow definiert werden. Dafür muss in der Transaktion PFTC für jeden geplanten Schritt eine Standardaufgabe angelegt werden. Beim Sichern vergibt das System eine eindeutige Nummer.

Abbildung 01

Nachdem alle notwendigen Daten gepflegt wurden, werden mithilfe des Buttons „Element anlegen“ die benötigten Containerelemente erzeugt.

Abbildung 02

Nach der Durchführung dieser sowie weiterer Vorarbeiten sind die Aufgaben im Workflow Builder (der Transaktion für die Pflege des eigentlichen Workflows, T-Code SWDD) sichtbar und können dort verwendet werden. Die Transaktion bietet eine grafische Oberfläche, die Aufgaben können mit der Maus an die gewünschte Stelle im Workflow gezogen werden. Das System springt von dort direkt in die Bearbeitung des Schritts. Hier muss die vorher definierte Aufgabe eingetragen werden.

Abbildung 03

Danach muss noch eine Verbindung hergestellt werden zwischen den zuvor erstellten Containerelementen und dem Container in dem neuen Workflow.

Nachdem alle erforderlichen Daten gepflegt wurden, kann der Schritt in den Workflow übernommen werden.

Abbildung 04

Im Anschluss muss der Button „Laufzeitversion erzeugen und aktivieren“ betätigt werden, dann kann der Schritt gesichert werden.

Abbildung 05

Diese Aktionen werden für jeden Workflow-Schritt durchgeführt. Danach stellt sich der Workflow in der grafischen Übersicht wie folgt dar:

Abbildung 06

Worin bestehen nun die Vorteile dieser Automatisierungsvariante?

Für die Nutzung dieses Weges sprechen mehrere Punkte. So bietet die Automatisierung per Workflow recht einfach die Möglichkeit, Schleifen für einen mehrfachen Durchlauf zu definieren.

Ein weiterer Punkt ist, dass im Fehlerfall aus dem Workflow direkt Mails an definierte Empfänger versendet werden können.

Der größte Vorteil liegt jedoch im Monitoring der automatisierten Prozesse. Der Workflow bietet hier mit der Transaktion SWI1 einen zentralen Einstieg. Von diesem aus kann der gesamte Prozess beziehungsweise können alle per Workflow automatisierten Prozesse überwacht werden. Dabei kann zum Beispiel nach dem Status selektiert werden.

Abbildung 07

Im dann angezeigten Übersichtsbild kann geprüft werden, ob, beziehungsweise wo, es ein Problem gegeben hat.

Abbildung 08

Von dort kann per Doppelklick in das Workflow-Protokoll abgesprungen werden.

Abbildung 09

Ergänzend zu dem Protokoll-Eintrag gibt es noch eine grafische Darstellung.

Abbildung 10

Speziell in dieser Darstellung wird deutlich, wie vergleichsweise einfach hier die Suche nach der Stelle ist, an der die Verarbeitung abgebrochen ist.

Damit bietet sich die Prozessautomatisierung per Workflow speziell für die Unternehmen an, bei denen die Workflow-Funktionalitäten schon im Einsatz sind und bei denen damit auch schon die Kenntnisse für die Anwendung vorhanden sind. Aber auch für andere Unternehmen kann es eine sinnvolle Alternative sein.

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