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Datenmigration mithilfe der Data-Workbench in C4C

Said Moshref Cloud CRM SAP C4C

Einer der Standardprozesse in Cloud for Customer (C4C) ist die Migration von Stammdaten aus einem Fremdsystem in C4C. Mit einem kurzen und einfachen Beispiel will ich die Handhabung der Workbench, aber auch den Odata Service Explorer näher erläutern. In diesem Beispielszenario versuche ich Kunden von MS Dynamics 365 nach C4C zu migrieren. Dabei erstelle ich eine eigene Data-Workbench-Vorlage und lade die Daten mithilfe dieser Vorlage hoch.

Bevor wir anfangen, möchte ich kurz das Workcenter „Data-Workbench“ vorstellen.  Es ist wichtig, dass die entsprechende Rolle, welche die Workbench nutzt, auch die Berechtigung für die jeweiligen Workcenter Views (Export, Monitor, etc.) besitzt.  In diesem Tutorial gehe ich nicht auf externe Nummern und die Konfiguration von Fremdsystemen ein.

Die Daten-Workbench ist in fünf Bereiche gegliedert, siehe Abbildung 01

 

Monitor

Im Monitor Bereich erhält man die Ergebnisse der einzelnen Aktionen (Import, Update, Export), hier kann man u.a. Datenexporte herunterladen.

Import

Daten die es noch nicht im System gibt, also ohne Primärschlüssel, werden hierrüber angelegt.

Update

Daten die es im System schon gibt, werden mittels eines Primärschlüssels entsprechend identifiziert und aktualisiert. Die dazu genutzten Templates für Update Prozesse sind die gleichen wie aus dem Export.

Export

In diesem Bereich kann man Datenextraktionen starten. Das Ergebnis der Extraktion wird im Monitor Bereich zur Verfügung gestellt. Jede Extraktion beinhaltet auch eine ObjectID, mittels der man den Datensatz eindeutig identifizieren kann.

Vorlagen

Migrationsvorlagen werden in diesem Tutorial nicht behandelt, sind aber eine Art mit Daten ausgestatte Templates.

Für unser Szenario verwenden wir die Import Aktion. Beim Import wird zwischen drei Optionen unterschieden:

Gesamtgeschäftsobjekte

Es wird das Gesamtgeschäftsobjekt der Workbench Vorlage in Betracht gezogen. Eine Vorlage kann aus mehreren Vorlagen bestehen, z.B. Kunde, Kundenadresse, Notizen und auch Steuernummer. Jedes Element ist ein einzelnes Objekt, welches in Relation zu einem Hauptobjekt steht (in unserem Fall z.B. Kunde). Diese Objekte und Beziehungen werden über Externe Nummern in CSV Dateien hinterlegt und in einer ZIP Datei komprimiert. Aus Komplexitätsgründen verwende ich diesen Ansatz nicht.

Einzelobjekte

Einzelne Objekte die hochgeladen werden.

Anlagen

Objekt Anlagen können hierrüber Importiert werden.

Für unser Beispiel wähle ich „Einzelne Objekte“. Es gibt für das Objekt „Kunde“ eine fertige Workbench Vorlage (siehe Abbildung 02), die ich in diesem Beispiel nutzen könnte, aber nicht werde, weil ich gerne an dieser Stelle demonstrieren möchte, wie einfach man seine eigene Vorlage erstellen kann.

Im Workcenter „Administrator“ gibt es den Workcenterview „OData Dienst Explorer“, siehe Abbildung 03. In dieser View kann man Odata Services erstellen. Die man dann im Dataworkbench als Vorlage oder auch als eigenständige Rest basierte Odata Schnittstelle für third party Applikationen nutzen kann. Für unser Beispiel verwenden wir einen Odata Service nur als Data-Workbench Vorlage:

    1. Dazu klicken wir auf „Neu“ und geben als Dienstnamen „msdynamics_accounts“ ein und selektieren die Checkbox „Daten-Workbench aktiviert“, siehe Abbildung 04.
    2. Wir aktivieren die Checkbox „keine Berechtigungsprüfungen“, siehe Abbildung 05 und drücken auf „Geschäftsobjekt auswählen“.  Ein Popup geht auf und wir wählen hierzu den Eintrag „Customer“, siehe Abbildung 06.
    3.  Links kann man Felder auswählen, die dann auf der rechten Seite erscheinen.  Klickt man auf eines dieser Felder, kann man die Eigenschaften des Feldes festlegen. Für den Kunden gibt es die zwei obligatorischen Felder Rolle („BUP002“) und Category Code („2“), welche wichtig für die Anlage sind. Damit wir diese Werte, in der Migration nicht jedes Mal berücksichtigen müssen, belegen wir diese Felder mit Standardwerten. Für Rolle („BUP002“) und für Category („2“) – siehe Abbildungen 07 und 08. 
    4. Nachdem man alle nötigen Felder ausgewählt hat, klickt man auf Speichern und „aktiviert“ den Service. Anschließend wechselt man in den Daten-Workbench Workcenter und klickt auf dem Workcenterview „Import“, sucht nach „msdynamics_accounts“ und lädt zunächst die Metadaten herunter, siehe Abbildungen 09 und 10. In dieser Zip Datei befinden sich alle relevanten Informationen für einen Import. Dazu gehören z.B. Felddatentypen und Feldnamen
    5. Man erstellt jetzt eine CSV Datei mit Daten. Es wäre praktisch, wenn die Felder auch die Feldbezeichnung aus den Metadaten besitzen. Hierbei zu beachten sind die korrekten Datentypen und Kodierung der Datei in UTF8, siehe Abbildung 11.
    6. Um die vorbereitete CSV Datei hochzuladen, wählt man auf „Durchsuchen“ die Datei aus und klickt anschließend auf „Hochladen“, siehe Abbildung 12. Hierbei werden alle Datensätze in einer Tabelle in C4C vorbereitet. Um ggf. Daten zu prüfen bevor man sie hochlädt, wählt man den „Simulationsmodus“. Hierbei wird der Uploading Prozess simuliert und läuft durch sämtliche Validierungen (auch SDK Validierungen).
    7. Im nächsten Schritt ordnen wir die Felder der CSV-Datei den Objektfeldern zu. Wenn die Feldbenennungen und Datentypen die gleichen sind, wie beim Objekt/Metadaten, wird die Zuordnung automatisch vom System getätigt, siehe Abbildung 13.
    8. Im Schritt „Zuordnung von Codelistenwerten“, kann man externe Codes internen Codes zuordnen, siehe Abbildung 14.
    9. In dem nachfolgenden Schritt erhält man noch einen Überblick über die Migration, siehe Abbildung 15. Mit Klick auf „Simulieren“ oder  „Importieren“ (Wenn man im Schritt 7 nicht Simulation ausgewählt hat) startet man die Simulation oder Migration.
    10. Im Monitor Bereich, kann man sich den Fortschritt der Operation anschauen. Entweder man pullt das Ergebnis mit der Refresh Taste, oder man wartet auf die E-Mail-Benachrichtigung, welche bei Abschluss der Operation automatisch an den Bearbeiter verschickt wird. Falls Fehler auftauchen, kann man sich diese anschauen, wenn man auf die Fehleranzahl klickt.

    Mit der Importfunktion der Data-Workbench habe ich nur einen kleinen Teil der gesamten Data-Workbench Funktionalität aufgezeigt. Man kann z.B. auch im Cloud Application Studio eigene Objekte erstellen und diese dann mittels Workbench mit initalen Daten belegen

    01 Workcenter Data-Workbench

    02 Vorlage Kunde

    03 Odata Service Explorer

    04 Odata Service neu anlegen

    05 Odata Service konfigurieren

    06 Odata Service Geschäftsobjekt auswählen

    07 Beispiel eines Odata Services

    08 Feldrestriktionen

    09 Import

    10 Workbench Import Metadaten Zip Ordnerstruktur

    11 Workbench Import

    12 Workbench Import Auswahl der CSV Datei

    13 Workbench Import Zuordnung der Felder

    14 Workbench Import Codelist Zuordnung

    15 Workbench Übersicht